Foi de calcul tabelar

Utilizarea unui program de calcul tabelar pentru organizarea datelor, formule și reprezentări grafice.

Structura unui registru de calcul: celule, rânduri, coloane, foi

Un fișier de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets) se numește registru de calcul (workbook) și conține una sau mai multe foi de calcul (worksheets), accesibile prin etichetele din partea de jos.

O foaie de calcul este o matrice uriașă:

• coloanele sunt identificate prin litere: A, B, C, ..., Z, apoi AA, AB și așa mai departe;
• rândurile sunt identificate prin numere: 1, 2, 3, ...;
• intersecția dintre o coloană și un rând este o celulă, iar identificatorul ei se numește adresă sau referință și se scrie întotdeauna coloană urmată de rând: B7, nu 7B.

Un grup dreptunghiular de celule se numește domeniu (zonă, range) și se notează cu două puncte: A1:C10 înseamnă toate celulele din dreptunghiul cu colțurile A1 și C10, adică 3 coloane x 10 rânduri = 30 de celule. Pentru celule răzlețe se folosește separatorul de listă: A1;B5;C9 (în unele versiuni, virgulă).

Două lucruri diferite pe care începătorii le confundă: conținutul celulei (ce este scris efectiv acolo — de exemplu formula =A1+A2) și valoarea afișată (rezultatul, de exemplu 15). Bara de formule arată conținutul; celula arată rezultatul.

O celulă poate conține: text, număr, dată/oră, valoare logică (ADEVĂRAT/FALS) sau o formulă. Programul recunoaște singur tipul: numerele și datele se aliniază implicit la dreapta, textul la stânga. De aceea, dacă un număr apare aliniat la stânga, aproape sigur a fost introdus ca text — iar cu el nu se pot face calcule.

Introducerea și formatarea datelor

Datele se introduc în celula activă și se confirmă cu Enter (coboară) sau Tab (avansează la dreapta). Tasta Escape anulează introducerea, iar F2 intră în modul editare fără să șteargă conținutul existent.

Formatarea numerelor este esențială și, atenție, ea schimbă doar afișarea, nu valoarea memorată:

• formatul Număr cu un anumit număr de zecimale — dacă afișezi 2 zecimale pentru 3,14159, în celulă rămâne 3,14159, iar calculele folosesc valoarea completă;
• formatul Procentaj — valoarea 0,25 se afișează 25%; deci scrierea 25 într-o celulă formatată procentual înseamnă 2500%;
• formatul Monedă (lei, euro), Dată, Oră;
• formatul Text, care oprește orice interpretare a conținutului.

Umplerea automată (fill handle) este pătrățelul din colțul din dreapta-jos al selecției: tras în jos, continuă o serie (luni, marți, ... sau 1, 2, 3, ...) și copiază formule. Este cel mai folosit instrument din foaia de calcul.

Alte formatări utile: îmbinarea celulelor pentru titluri, încadrarea textului (wrap text) ca să nu iasă din celulă, borduri, culoare de fundal și formatarea condiționată (colorează automat celulele care îndeplinesc o condiție, de exemplu notele sub 5).

Dacă o celulă afișează ####, nu este o eroare de calcul: coloana este pur și simplu prea îngustă pentru numărul din ea. Se lățește coloana și textul reapare — greșeala clasică este ștergerea conținutului, crezând că datele s-au stricat.

Formule și funcții de bază

Orice formulă începe obligatoriu cu semnul =. Fără el, programul consideră că ai scris text: dacă tastezi A1+A2, în celulă rămâne șirul A1+A2, nu rezultatul.

Operatorii aritmetici sunt *+ - /, ridicarea la putere se face cu ^, iar prioritatea este cea din matematică: mai întâi puterea, apoi înmulțirea și împărțirea, apoi adunarea și scăderea; parantezele rotunde** schimbă ordinea. Se folosesc numai paranteze rotunde, nu drepte.

Marele avantaj al formulelor este că lucrează cu referințe, nu cu valori. Formula =A1+B1 recalculează rezultatul automat ori de câte ori se modifică A1 sau B1. Dacă în locul referințelor scrii numerele, foaia devine moartă: nimic nu se mai actualizează.

Funcțiile de bază care se cer:

• SUM(domeniu) – suma valorilor numerice; =SUM(A1:A10);
• AVERAGE(domeniu) – media aritmetică; ignoră celulele goale și textul;
• MAX(domeniu) și MIN(domeniu) – cea mai mare, respectiv cea mai mică valoare;
• COUNT(domeniu) – numără doar celulele care conțin numere, în timp ce COUNTA numără toate celulele nevide, inclusiv cele cu text;
• IF(condiție; valoare_dacă_adevărat; valoare_dacă_fals) – de exemplu =IF(B2>=5;„Promovat”;„Corigent”), textul returnat scriindu-se între ghilimele;
• ROUND(număr; zecimale) – rotunjește efectiv valoarea, spre deosebire de formatare, care doar o afișează altfel.

De reținut la AVERAGE: o celulă goală este ignorată la calculul mediei, dar o celulă care conține 0 este numărată. Diferența schimbă rezultatul și este o capcană frecventă.

Erorile uzuale care apar în celule: #DIV/0! (împărțire la zero), #VALUE! (tip de dată nepotrivit, de exemplu text adunat cu număr), #NAME? (nume de funcție scris greșit), #REF! (referință către o celulă care a fost ștearsă).

Referințe relative, absolute și mixte

Aceasta este partea cea mai des greșită din întregul capitol, pentru că se vede numai atunci când copiezi o formulă.

Referința relativă (A1) se ajustează automat la copiere: dacă în C1 ai formula =A1+B1 și o copiezi în C2, ea devine =A2+B2. Programul nu memorează adresa în sine, ci deplasarea față de celula curentă — cu o linie mai jos înseamnă și referințe cu o linie mai jos.

Referința absolută ($A$1) rămâne fixă oriunde ai copia formula. Semnul $ blochează ceea ce urmează imediat după el: $A blochează coloana, $1 blochează rândul.

Referința mixtă blochează un singur element:

• $A1 – coloana A rămâne fixă, rândul se modifică la copierea pe verticală;
• A$1 – rândul 1 rămâne fix, coloana se modifică la copierea pe orizontală.

Exemplu tipic de examen: în B1 se află cursul valutar, iar în coloana A sunt sume în euro. Formula corectă în B2 este *=A2$B$1*. Dacă scrii =A2B1 și o copiezi în jos, cursul se mută în B2, B3, B4 și rezultatele devin absurde. La copierea într-o singură direcție e suficientă o referință mixtă, dar absoluta e alegerea sigură.

În majoritatea programelor, tasta F4 apăsată pe o referință aflată în editare parcurge ciclic variantele A1, $A$1, A$1, $A1.

Atenție și la mutare versus copiere: dacă muți o celulă (Cut/Paste sau tragere), formulele care o referă se actualizează ca să arate spre noua ei poziție; dacă o ștergi, ele se strică și afișează #REF!.

Sortare, filtrare și reprezentări grafice

Sortarea rearanjează rândurile după valorile dintr-una sau mai multe coloane, crescător (A la Z, 1 la 9) sau descrescător. Regula de aur: se selectează întregul tabel, nu doar coloana după care sortezi. Dacă selectezi o singură coloană și sortezi, valorile ei se rearanjează, iar restul rândului rămâne pe loc — datele se amestecă iremediabil și fiecare elev ajunge cu nota altuia. Sortarea pe mai multe niveluri (întâi după clasă, apoi după medie) rezolvă cazurile cu valori egale.

Filtrarea nu rearanjează și nu șterge nimic: ascunde temporar rândurile care nu îndeplinesc criteriul. Când oprești filtrul, toate rândurile reapar. De aceea, dacă după filtrare pare că ai pierdut jumătate din date, aproape sigur filtrul e încă activ.

Graficele transformă datele în imagine, iar alegerea tipului este o întrebare sigură:

• coloane / bare – compararea valorilor între categorii (mediile a cinci elevi);
• linie – evoluția unei mărimi în timp (temperatura pe 12 luni);
• structură radială (pie) – ponderea părților dintr-un întreg, exprimată în procente; se folosește doar când categoriile se adună la 100%;
• prin puncte (XY, scatter) – relația dintre două mărimi numerice.

Un grafic complet are titlu, etichete pe axe, legendă (când sunt mai multe serii) și, eventual, etichete de date. Graficul rămâne legat de celule: dacă modifici o valoare din tabel, graficul se actualizează singur.

Cea mai frecventă greșeală de reprezentare: folosirea unui grafic de tip pie pentru date care nu formează un întreg, de exemplu temperaturile lunare — procentele rezultate nu au niciun sens fizic.

Test — 6 întrebări ca la examen