Prezentări digitale și documente electronice

Crearea și editarea documentelor electronice și a prezentărilor multimedia respectând principii de design și structurare a informației.

Structura unei prezentări digitale

O prezentare digitală este un fișier format dintr-o succesiune de diapozitive (slide-uri), fiecare purtând o idee. Aplicațiile folosite sunt Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress sau Google Slides, iar principiile de lucru sunt aceleași în toate.

O prezentare bine gândită are aceeași structură ca o compunere:

• diapozitivul de titlu — tema și autorul;
• cuprinsul — ce urmează, în trei-cinci puncte;
• cuprinsul propriu-zis — câte un diapozitiv pentru fiecare idee;
• concluziile — ce trebuie să rețină publicul;
• bibliografia / sursele — de unde ai luat informațiile și imaginile.

Fiecare diapozitiv se construiește pornind de la o machetă (layout) — schema care stabilește unde stau titlul, textul și imaginile. Machetele nu sunt o simplă comoditate: ele fac ca toate diapozitivele să arate unitar, iar titlurile să apară exact în același loc când treci de la unul la altul.

Aspectul general este dat de temă, adică setul de culori, fonturi și fundal aplicat întregii prezentări. Dacă vrei să schimbi ceva pe toate diapozitivele deodată — de exemplu să pui sigla școlii în colț — modifici diapozitivul coordonator (slide master), nu fiecare diapozitiv în parte.

Regula practică pe care profesorii o cer cel mai des: pe diapozitiv se scriu idei, nu fraze întregi. O limită bună este de cel mult șase rânduri, cu cel mult șase-șapte cuvinte fiecare. Textul lung îl citește publicul în loc să te asculte pe tine, iar tu ajungi să citești de pe ecran — exact greșeala pentru care se scad puncte la prezentarea proiectului.

Inserarea de text, imagini și multimedia

Textul dintr-un diapozitiv nu se scrie direct pe fundal, ci în casete de text (sau în locurile rezervate de machetă). Caseta se poate muta, redimensiona și roti, iar textul din ea se formatează la fel ca într-un document: font, dimensiune, culoare, aliniere, liste cu marcatori.

Pentru imagini trebuie să știi cele două mari familii de fișiere grafice:

• imagini raster (bitmap) — formate din pixeli: JPG (fotografii, comprimare cu pierderi, fișier mic), PNG (permite fundal transparent, ideal pentru sigle), GIF (puține culori, poate fi animat);
• imagini vectoriale — desenate din formule geometrice: SVG; se pot mări oricât fără să se pixeleze, de aceea sunt bune pentru scheme și logo-uri.

La redimensionare există o capcană vizibilă imediat: dacă tragi de mânerul de pe o latură, imaginea se deformează (oamenii ies lăți sau alungiți). Se trage întotdeauna de mânerul din colț, care păstrează proporțiile.

Prezentarea poate primi și elemente multimedia: sunet și film. Aici apare cea mai neplăcută surpriză din laborator — un fișier video poate fi încorporat în prezentare (intră în fișier, care devine mare, dar merge oriunde) sau legat printr-o referință la fișierul de pe calculator. Dacă ai legat filmul și copiezi doar prezentarea pe stick, la școală legătura se rupe și în locul filmului apare un dreptunghi negru.

Orice imagine sau melodie luată de pe internet are un autor. Se folosesc resurse cu licență liberă, iar sursa se trece în prezentare — este cerință de evaluare, nu doar politețe.

Animații și tranziții

Cele două noțiuni se confundă la aproape fiecare lucrare, deși diferența este simplă și se poate formula într-o singură frază:

• tranziția este efectul dintre două diapozitive — cum dispare unul și apare următorul (estompare, glisare, împingere);
• animația este efectul aplicat unui obiect din interiorul unui diapozitiv — un titlu, o imagine, un rând de listă.

Un diapozitiv are o singură tranziție, dar poate avea oricâte animații, câte una sau mai multe pentru fiecare obiect.

Animațiile se împart, la rândul lor, în patru categorii:

• de intrare — obiectul apare;
• de ieșire — obiectul dispare;
• de accentuare — obiectul rămâne pe ecran, dar își schimbă culoarea sau dimensiunea ca să atragă atenția;
• de traiectorie — obiectul se deplasează pe un traseu.

Fiecare animație are o declanșare și o durată. Declanșarea poate fi la clic (aștepți tu momentul), odată cu cea precedentă (simultan) sau după cea precedentă (automat, în lanț). Ordinea animațiilor este numerotată pe diapozitiv și se poate modifica.

Utilizarea corectă este cea care ajută înțelegerea: aduci punctele listei unul câte unul, ca publicul să nu citească înainte, sau evidențiezi rezultatul important dintr-un grafic. Utilizarea greșită este decorativă — efecte diferite pe fiecare obiect, texte care se rotesc, sunete la fiecare clic. La proiecte, excesul de efecte scade nota, pentru că distrage de la conținut.

Formatarea unui document electronic

Un document electronic se realizează într-un procesor de texte (Microsoft Word, LibreOffice Writer, Google Docs). Formatarea lui se face pe două niveluri, iar distincția aceasta se cere explicit:

• formatarea caracterelor — font, dimensiune, aldin, cursiv, subliniat, culoare; se aplică literelor selectate;
• formatarea paragrafelor — aliniere (stânga, dreapta, centru, stânga-dreapta), indentare, spațiere între rânduri și înainte sau după paragraf; se aplică întregului paragraf în care se află cursorul, chiar dacă nu ai selectat nimic.

Instrumentul cel mai puternic sunt stilurile: Titlu 1, Titlu 2, Normal. Un stil este un pachet de formatări salvat sub un nume. Dacă folosești stiluri pentru capitole, poți genera automat cuprinsul documentului, iar când te răzgândești asupra fontului titlurilor, îl schimbi într-un singur loc și se actualizează peste tot.

Pentru pagină se stabilesc marginile, orientarea (portret sau vedere) și dimensiunea hârtiei, iar în antet și subsol se pun informații care se repetă pe fiecare pagină: numele lucrării, autorul, numărul paginii inserat automat ca un câmp care se actualizează singur.

Greșeala de începător care strică tot documentul: trecerea la o pagină nouă apăsând Enter de multe ori. La prima modificare de text, toate rândurile goale se deplasează și paginile se strică. Corect se inserează un sfârșit de pagină (page break), care mută textul următor la începutul paginii noi indiferent ce se întâmplă deasupra.

Înainte de predare se folosește verificarea ortografică, dar se citește și cu ochii: programul nu sesizează un cuvânt corect scris, dar pus greșit în frază.

Exportul și partajarea documentelor

Un fișier se poate salva în formatul de lucru al aplicației sau se poate exporta într-un alt format, potrivit scopului. Formatele pe care trebuie să le recunoști:

• DOCX și ODT — documente text editabile;
• PPTX și ODP — prezentări editabile;
• PDF — format fix, care arată identic pe orice calculator, telefon sau imprimantă;
• JPG sau PNG — un diapozitiv salvat ca imagine.

Diferența esențială: fișierele editabile își pot schimba aspectul pe alt calculator, dacă acolo lipsesc fonturile folosite de tine, iar PDF-ul păstrează așezarea în pagină, pentru că include fonturile în el. De aceea o lucrare care trebuie doar citită sau tipărită se trimite în PDF, iar un material la care mai lucrează cineva se trimite în format editabil. PDF-ul nu se poate modifica ușor — este un avantaj când vrei ca textul să rămână așa cum l-ai scris, dar un dezavantaj dacă ai nevoie de corecturi.

Partajarea se poate face în două moduri. Prin atașare la e-mail trimiți o copie: dacă modifici originalul, destinatarul rămâne cu varianta veche, iar dimensiunea atașamentului este limitată (de obicei sub 25 MB). Prin stocare în cloud (Google Drive, OneDrive) trimiți un link către un fișier unic, la care mai multe persoane pot lucra simultan și care păstrează istoricul versiunilor.

Când partajezi în cloud alegi și drepturile: doar vizualizare, comentare sau editare. Se acordă întotdeauna minimul necesar — un coleg care trebuie doar să citească nu primește drept de editare. Și verifici ce conține fișierul înainte să îl trimiți: numele, clasa, fotografiile colegilor sunt date personale și nu se publică fără acordul lor.

Test — 6 întrebări ca la examen